私人、事務書信
                  時間:2019-04-25 09:22:09  作者:  點擊量:0   
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                在國際社交活動中,人們之間的交際、事務聯系往往借助電話、電報、傳真等現代通訊技術,但鑒于費用、篇幅及涉及隱私等因素,書信往來仍然是進行對外聯系的一種重要手段。在對外交往日趨頻繁的今天,我們有必要準確地了解和掌握私人和事務兩種書信的行文方法和書寫格式。這里同步穿插介紹一些英文書信的常用套語。 

                私人書信的涵義、格式和寫作要求

                私人書信是指那些涉及私事,告知自己近況的家信,以及親戚、朋友、熟人之間的互通情況保持聯系的信件。它包括約會、介紹、邀請、接受邀請、婉拒、感謝、問候、祝賀、送禮、送別和告別、唁函(電)等。

                1.私人書信的格式

                私人書信通常由下列五部分組成:

                 

                信頭(含發信人地址、發信日期)、稱呼(對收信人的尊稱)、正文(發信人要說的內容)、結尾(發信人對收信人的謙稱或致敬語)和簽名(發信人姓名簽字)。如上圖所示。

                2.私人書信的寫作要求

                信頭的寫法:

                信頭位于信箋的右上角(如上圖),包括發信人地址和發信日期,通常是以寫信人自己的地點開頭。給好友、熟人的信,可以不寫地址,只寫日期。有的信箋上已經印好地址,就不必再寫。

                信紙上的地址寫法應與信封上的寫法一樣,每一行末應該用逗號,在最后一行的末尾用句號。每行末也可不用標點,但行中省(州)名與國名、省名與市、縣名之間,均需用逗號。

                在地址下面緊接著寫日期,信首日期須按July 1s199515th July1995的寫法。7/15/957-15-95之類的寫法不用在信頭,只可用在信的正文部分。年份之前須有逗號。

                稱呼的用法:

                稱呼是對收信人的尊稱語,通常寫在信紙的左邊,大約在信頭下面半英寸左右的地方。在私人書信中,除了Mr.Mrs.Miss等稱號外,熟人和親友之間通常以教名(或昵稱)相稱。下面是私人書信中常用的稱呼(接親密程度順序排列):

                Dear Anna            親愛的安娜

                My Dear Anna         我親愛的安娜

                Dearest Anna         最親愛的安娜

                My Dearest Anna      我最親愛的安娜

                My Dearest           我最親愛的

                Darling Anna         親愛的安娜(夫妻之間的稱呼)

                Mg Darling           我親愛的

                My very own darling  我最親愛的

                寫給同齡的友人,通常在朋友名字的前面冠以親愛的我親愛的。如果你朋友的姓名是鮑伯·威廉,就寫親愛的鮑伯我親愛的鮑伯

                寫給長者或熟人,比如是給一位亞當·戴維斯教授寫信,恰當的稱呼是親愛的戴維斯教授。不過要是收信人喜歡別人稱呼他的名字,你也可以寫親愛的亞當

                寫給兄弟、姐妹或堂(表)兄弟(姐妹),在親愛的之后加上他(她)的名字。假如你的堂(表)兄弟的名字叫亨利·哈里森,那就寫親愛的亨利

                寫給家庭中比你年長的其他成員,如你的父母、祖父母、叔叔、姑媽等,就寫親屬關系的名稱,如親愛的媽媽親愛的叔叔等等。

                正文:

                信的正文應該在稱呼下面一行開始,信紙的左邊要留有一英寸左右的空白。私人寫信話題廣泛,可不拘形式,語言隨意。

                結尾套語:

                私人書信中的結尾套語通常是幾個常用的詞或詞組,接在信的正文下面。結尾的第一個詞應該大寫,最后一個詞的后面有逗號。不同的結尾套語將取決于發信人對收信人的親密程度。

                私人書信中一般常用的結尾語是:

                With best wishes    致以最良好的祝愿

                All the best        但愿諸事如意

                With kind regards   致以親切的問候

                With kindest regards,順致最親切的問候

                Kind regards        此致親切的問候

                With all good wishes,祝萬事順利

                Best regards        順致敬意

                All my love         致以衷心的愛

                With undying love   但愿友誼長存

                Yours               你的朋友

                Yours ever          你的莫逆之交

                Ever yours          你的莫逆之交

                Yours as ever       永恒的朋友

                Yours sincerely     你忠實的朋友,你真誠的

                Your devoted friend, 你的摯友

                Sincerely yours     忠實于你的,你的忠誠的

                Yours very sincerely,你最忠誠的朋友,你最忠誠的

                Yours affectionately,你的親密的

                Love                愛你的

                簽名:

                在結尾下面空開一點,略偏右的地方簽上姓名。如果是打字的,習慣上仍需親筆簽名。私人書信一般只簽教名。當然,不太熟悉的人之間也有簽全名的。在私人書信中,寫信人為了表示對收信人的親密和尊重,一般不應將自己的職務或職銜寫上。

                事務書信的涵義、格式和寫作要求

                事務書信是指涉及各種事務問題,聯系商洽工作的信件。這種書信的格式和寫作要求比較嚴格,要特別慎重對待。

                1.事務書信的格式

                事務書信通常由下面七部分組成:信頭、收信人名稱地址、稱呼、正文、結尾套語、簽字及其他。另外,有的事務書信還有下列項目:投遞說明、收件人或注意事項、事由、備查、抄送說明。

                2.事務書信的寫作要求

                信頭:

                信頭位于信紙的中上方,印有包括公司名稱、地址、電話號碼、傳真號、電報掛號,以及公司負責人的姓名等。信頭的設計要美觀、簡潔。

                如臨時打印信頭,則寄信人的名稱和地址,應打在信紙的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一頁信紙印上或打上信頭,其他續頁可用空白信紙,只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可。

                日期:

                事務書信的日期不可漏寫。日期應打在信頭下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用數字來代表,必須完整地寫出來。有兩種寫法:英式為19thApril1995;美式April 191995。英式寫法日在先,月在后,而美式則相反。如全部使用數字表示日期,容易引起誤解,應避免使用。

                收信人名稱及地址:

                信內名稱地址仍應重寫一次,并與信封上的收信人名稱地址一樣。通常打在信紙的左邊,低于日期二三行,也有打在信末端左邊,在簽名下約二至四行處。

                收信人的單位名稱如何排列,應嚴格按收信人所定的方式,出于禮貌和準確性,切勿擅自更改。

                敬語的用法及略寫也有一定習慣。比如,Mr.

                Mister)冠于男子姓氏前。Messrs.Messiears)是英語 Mr.的復數,相當于Gentlemen,不含人名而冠以定冠詞the的公司名稱,均不用Messrs.在英國,如公司行號含人名時,多用Messrs.。例如:Messrs. Lake Kane Co.LtdMrs.為已婚女子,則在后面寫其夫姓,Mrs. JuddMiss為未婚女子,其復數為MissesDr.Doctor)冠博士姓名前;RevReverend)用于神職人員姓名前,可加定冠詞the。另外還有市長、內閣部長、議員、大使、法官姓名前用Hon.,總統、總經理、會長、大學校長的姓名前用Pres,教授姓名前用Prof.

                信內地址寫法,英美格式差別較大。美式寫法:門牌號前沒有No.字樣,后面也沒有逗點。而英式寫法則相反。如:

                Mr. Clark Cooper

                No.8Queen Victoria Street

                LondonE.C.2

                England

                注:E.C.2指倫敦東區2

                稱謂:

                事務書信中的稱謂應是禮貌稱呼。公文中常用較正式的禮貌稱呼:Sirs。公司行號等商業書信多用Dear sirs,英國人在其后還要加上逗號;美國人多數用Gentleman稱呼公司行號,但僅限于復數,在其后用冒號,GentlemanDear Gentleman根本不用。當收信人只有職稱而無姓名時,不能單獨用單數Sir,而要在Sir前面加上Dear,即Dear Sir。也可寫上姓,如“Dear Sir Lewes

                正文:

                正文就是信的內容、主體。正文在稱謂下兩行開始,頂端書寫(不像中文信要空兩格);段落之間空雙行。正文的文字不要太長,尤其是頭尾兩段,一定要簡短一些。正文在打字時,普通紙占用信紙的四分之三位置,兩邊及信紙上方要留有適當的邊緣,下方的空白要更大。左邊邊緣垂直整齊,右邊則盡可能整齊。

                結尾套語:

                結尾套語相當于中文書信信末的“××敬上等詞。通常緊貼信文最后一行下一二行書寫,并加逗號。較常見的有:Yours trulyYours very trulyTruly yoursVery truly yoursYours faithfullyFaithfully yours。如果收信人是個人,則可用:Yours sincerelySincerely yours

                簽署:

                簽署就是簽上發信人的姓名。因是代表筆者,所以其形體和寫法應保持固定。簽名最好用鋼筆。署名必須難以模仿又要清晰易解。為便于辨認,一般事務書信,常在結尾語下面空五行處簽名,然后將發信人的姓名用打字形式打出,也有將其職銜一道打出的。其簽署格式和規則如下:

                簽名者代表公司、行號名義時,應在結尾套語下方打出全部大寫的單位名稱,然后再簽署。

                女性簽名時,為便于回信人正確使用稱呼,應在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。

                當負責人不在而由經辦人員代簽名時,要加上byforperpro字樣。

                其他事項:

                其他事項包括:注意事項、事由、備查、附件、附言等。

                注意事項(Attention,縮寫:Attn),這是發信人要求特定的人注意時用的,謂指請某人親閱請某人注意。通常放在信內姓名及地址下面,或與稱謂同一行之右邊。

                事由(Subject),其作用是便于收信人迅速了解信的主要內容,它位于正文的上方,以提醒閱信人注意。

                備查,為明確責任,便于日后查考,在信紙下端寫上發信人和打字員姓名的第一個字母。其排列方式很多,發信人的姓名縮寫要大寫并要排在前面。

                附件(Enclosure,縮寫為Encl),在發信人及打字員姓名首字下面,應附注表明有幾個附件,以方便收信人查點。如:Encl.One check(指附有一張支票);Encla/s(指附件如信中所述,a/sAs stated)。

                附言(Postscript的縮寫P. S.)。附言要用得合理,一般情況下不要用。如附言的主體與信文分開時,或信文寫完后,又有新情況而又必須通知對方時,才能使用。它通常用P.S.開頭,寫在信的最后一行,附件下一行處。

                私人書信和事務書信的區別

                事務書信通常是打字,一式兩份,正本寄對方,副本留底;私人書信則一般用手寫,以示親切,但也有打字的。

                在稱呼上,事務書信除了較熟悉的業務往來可以用Mr.Miss外,通常稱呼:Dear SirDear MadamMesdames(縮寫為Mmes.),GentlemenLadies and Gentlemen;私人書信則除了Mr. Mrs. Miss外,熟人和親人之間通常以教名(或昵稱)相稱。

                在簽字習慣上,事務書信一般簽全名,而且須用打字機在手簽的名字下面打上簽字人姓名,以便辨認;私人書信則一般簽教名,但不太熟悉的人之間則簽全名。

                約會書信的寫法

                約會書信行文必須婉轉、懇切和有禮。要強調如約會給對方帶來不便,則可推遲或取消。文字則要簡短,只須簡單說明請求安排約會的理由,并提出一個合適的時間和地點,請求對方同意。

                接到約會書信后應及時回復。復信有二種:一是同意安排約會,可對約會時間或地點要求商榷;二是拒絕安排約會。為不傷害對方感情,語氣要婉轉,說明不能赴約的理由,否則容易失禮。

                介紹信的寫法

                介紹信分為兩種:私人介紹信、正式介紹信。

                私人介紹信是寫信人向親友介紹第三者,語氣親切隨便,格式隨意。正式介紹信則是寫信人因公把自己的同事或業務關系介紹給某單位或個人。這類介紹信,語言、格式較規范嚴謹,篇幅不要長。一般有以下內容:

                簡單介紹一下被介紹人身份、情況;

                說明事由,并要求對方給予被介紹人某種幫助;

                對對方的幫助預作感謝;

                如對方是老朋友或老關系,可附帶詢問工作近況或問候一下對方。

                兩種介紹信既可郵寄,也可由被介紹人面交。

                請帖和邀請書的寫法

                在國際交往中,我們常會碰到寫請帖或邀請信的情況。如邀請外國朋友出席宴會、酒會和某項儀式等較正式的活動。而邀請出席非正式場合則一般通過面邀或電話等口頭方式。

                請帖的格式較固定,沒有信頭、稱呼和結尾套語,甚至沒有簽名。可在印好的貼子上用手填寫或打字。如要求被邀請人回復,則應在請貼上注明R. S. V. P.字樣(此系法語Respondz Sil Vous Plait的縮寫,意謂請答復)。也有用please replyRegrets only字樣的。如果對被邀請人在著裝方面有所要求,應注明Formal(著禮服)或informal(著便服)。

                邀請信一般較簡短,但要寫得熱情,并把有關邀請事項(如邀請對象、活動時間、地點)交待清楚,以免出差錯。主要內容如下:

                向被邀請人表示一下簡短的問候;

                請對方出席什么活動及邀請原因;

                活動的具體安排;

                如有必要,請對方確認能否參加。

                接受邀請書信的寫法

                受邀請而及時答復,是起碼的禮節。復信要寫得熱情、誠懇、簡潔。對正式邀請,通常用第三人稱答復,不用簽名,文字簡短;對非正式邀請,作書面答復時,通常用第一人稱,要簽名,而且要有一個較大段落,或分成幾小段。包括:

                感謝對方的邀請;

                愉快地接受對方的邀請;

                表示期待應邀赴約的心情。

                 

                婉拒(邀請)書信的寫法

                這種書信總的要求是要寫得簡潔明了而婉轉,不給人被拒絕的感覺。對于正式邀請的謝絕,一般用第三人稱寫,或由秘書代寫,不必簽字;對于非正式邀請的謝絕,一般由第一人稱寫,并要簽名。其內容包括:

                首先感謝對方盛情邀請,并對不能應邀赴約表示遺憾;

                再簡單陳述不能應邀的理由;

                最后表示相信今后一定會有機會見面,或向邀請人致以問候。 

                感謝信的寫法

                在應邀赴宴、收到禮品或得到幫助之后,出于慣例和禮貌,應及時給對方寫一封感謝信。

                感謝信不必過長,或說得過份,否則會使人覺得言不由衷,但也不能太簡單,否則使人覺得缺乏誠意。當你對對方不甚滿意時,出于禮貌,還是要寫信感謝,使對方不至于太難堪。其內容包括:

                對對方提供的幫助,給予的接待或贈送的禮品表示衷心感謝;

                說明對方的幫助所起的作用或贈送的禮品非常好;

                再次表示感謝或問候對方。

                問候健康書信的寫法

                這類書信用于當親友身體不適時,寫信表示問候。要求寫得簡短,但要表達真摯的關切之情。內容包括:

                對對方患病表示同情;

                表示愿在某些方面盡力提供幫助;

                祝對方早日恢復健康。

                被問候人一般應親自或請自己的親人及時回信,表示感謝。

                節日問候、祝賀和送禮書信的寫法

                在對外交往中,每逢圣誕節、新年等節日或生日、婚禮等場合,我們應及時給外國朋友寫信問候、祝賀或贈送禮品。這類書信可分為正式和私人兩種。前者用詞較拘謹,常使用客套語;后者則用詞親切,帶有個人感情色彩。寫信時要寫得生動適當,既要防止夸張,又要防止呆板。內容包括:

                說明問候、祝賀或送禮的原因;

                如系贈禮,應說明是何禮品,已于何時寄送出;

                向對方表示衷心祝賀。

                送禮人應及時回信表示感謝。

                送別、告別書信的寫法

                當和外國朋友要分別時,有時常用書信形式,為對方送別或向對方告別。寫這類書信時,要親切熱情,可口語化一些,尤其是私人朋友之間,更要寫得活潑動情,富有感情色彩。正式告別則用詞嚴謹,格式也要規范。內容包括:

                表示惜別之情;

                回顧以往相處時的合作成果和建立的友誼;

                向對方表示良好的祝愿。

                唁電(函)寫法

                唁電(函)分為私人和正式兩類。在寫法上其共同點是:只限于哀悼,不涉及其他內容。措詞須表達出對死者的尊敬和悲痛的心情。內容簡單明了直接,防止累贅。

                但私人和正式唁電(函)也有區別,如私人唁電(函)側重表達個人真實情感和傷感色彩,口語化一些;而正式唁電(函)則較莊重,格式較嚴謹,語言較規范。

                在結構上,只須一個段落,篇幅要短。其內容包括:

                提及某人逝世,并表示沉痛心情;

                簡述死者個人品格、貢獻;

                對死者親人表示慰問。

                對唁電(函)一般應給予簡單答復。包括確認收到唁電(函),對對方的哀悼和同情表示感謝。

                 

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